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「催促」は、連絡を1通送って終わりではありません。毎月・全顧問先で、この一連が人の手で回っています——給与計算も、手続きも、その分だけ後ろへずれていきます。この一連に、顧問先1社あたり月30分。30社なら月15時間。そして算定基礎届・年度更新の6月と、年末調整の12月には、これが全顧問先で同時に起きます。
新しいシステムの操作を覚える必要はありません。事務所に「回収係の秘書」がひとり入社する、と考えてください。秘書は顧問先ごとの未着を把握し、相手のいる場所へ出向いて、角の立たない言葉で、揃うまで追いかけます。顧問先に見えるのは「〇〇社労士事務所の秘書」。事務所の顔として働きます。
Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定です。
これは事務コストの削減だけの話ではありません。事務員の採用がむずかしいこの業界で、「もう一人採れないから顧問先を増やせない」への答えです。
※一定の仮定に基づく試算であり、効果を保証するものではありません。
ブラックボックスにはしません。秘書は毎週、事務所に業務報告を上げます。AIで拾いきれない例外——長期の未反応、こじれそうな相手——だけが、先生の判断に上がってきます。
今週は催促を14件行い、11件を回収しました。未回収3件のうち、㈱丸山工務店さまの勤怠データは締め日を5日超過しています。トーンを変えた再送も既読のままのため、先生から一度お電話いただくのが良さそうです。他2件は「今週中に送る」とお返事をいただいており、給与計算の締めに間に合うよう金曜まで秘書側で追いかけます。
秘書は最初のご挨拶で「AI秘書です」と名乗ります。隠さないからこそ、深夜の送信も繰り返しの催促も角が立ちません。文面は「詰めない・責めない・事実と期限だけ」を原則に設計しており、顧問先が返しやすいことを最優先にしています。名義はあくまで「〇〇社労士事務所の秘書」——事務所の顔を汚さないことが、この秘書の第一の職務規程です。
秘書は相手のいる場所へ出向きます。LINE・メールに対応し（Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定）、顧問先ごとに使い分けられます。どうしても電話でしか動かない相手は、秘書が「電話が必要な相手リスト」として週次報告に整理して上げるので、人の電話を最小の件数に絞れます。
導入は「入社手続き」だけです。顧問先のリストと、毎月・算定基礎の時期に集めるものを秘書に教える——初回15〜30分で終わります。事務所側が新しい画面の操作を覚える必要は基本的にありません。秘書が動き、報告が届く。それだけです。
通信はHTTPS(TLS)で暗号化されます。受領した書類とやり取りの記録は事務所ごとに区分してお預かりし、事務所のメンバー以外はアクセスできません。マイナンバー等の機微情報の取り扱い方法は、先行導入のご相談時に個別にご案内します。やり取りの全履歴が証跡として残ること自体が、「渡した・もらってない」トラブルからの防御にもなります。
このサービスはいま、実際の社労士事務所と一緒に作る段階にあります。先行導入の事務所には、貴所の顧問先・チャネル・回収物に合わせて秘書を作り込み、月給も一緒に決めさせていただきます。
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