先行導入のご相談を受け付けています ｜ まずは15分のオンライン相談から
「催促」は、連絡を1通送って終わりではありません。案件ごと・依頼者ごとに、この一連が人の手で回っています——申請も、更新も、その分だけ後ろへずれていきます。この一連に、案件1件あたり30分から。月20件動けば月10時間超。そして許可の更新期限は、待ってくれません。
新しいシステムの操作を覚える必要はありません。事務所に「回収係の秘書」がひとり入社する、と考えてください。秘書は案件ごと・依頼者ごとの未着を把握し、相手のいる場所へ出向いて、角の立たない言葉で、揃うまで追いかけます。依頼者に見えるのは「〇〇行政書士事務所の秘書」。事務所の顔として働きます。
Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定です。
これは事務コストの削減だけの話ではありません。補助者の採用がむずかしいこの業界で、「手が足りないから案件を断る」への答えです。
※一定の仮定に基づく試算であり、効果を保証するものではありません。
ブラックボックスにはしません。秘書は毎週、事務所に業務報告を上げます。AIで拾いきれない例外——長期の未反応、こじれそうな相手——だけが、先生の判断に上がってきます。
今週は催促を14件行い、9件を回収しました。未回収3件のうち、グエン様の在留カードの写しは3週間ご反応がありません。トーンを変えた再送も既読のままのため、先生から一度お電話いただくのが良さそうです。他2件は「今週中に送る」とお返事をいただいており、申請期限に間に合うよう金曜まで秘書側で追いかけます。
秘書は最初のご挨拶で「AI秘書です」と名乗ります。隠さないからこそ、深夜の送信も繰り返しの催促も角が立ちません。文面は「詰めない・責めない・事実と期限だけ」を原則に設計しており、依頼者が返しやすいことを最優先にしています。名義はあくまで「〇〇行政書士事務所の秘書」——事務所の顔を汚さないことが、この秘書の第一の職務規程です。
秘書は相手のいる場所へ出向きます。LINE・メールに対応し（Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定）、依頼者ごとに使い分けられます。どうしても電話でしか動かない相手は、秘書が「電話が必要な相手リスト」として週次報告に整理して上げるので、人の電話を最小の件数に絞れます。
導入は「入社手続き」だけです。進行中の案件リストと、案件ごとに集める書類を秘書に教える——初回15〜30分で終わります。事務所側が新しい画面の操作を覚える必要は基本的にありません。秘書が動き、報告が届く。それだけです。
通信はHTTPS(TLS)で暗号化されます。受領した書類とやり取りの記録は事務所ごとに区分してお預かりし、事務所のメンバー以外はアクセスできません。マイナンバー・在留カード等の機微情報の取り扱い方法は、先行導入のご相談時に個別にご案内します。やり取りの全履歴が証跡として残ること自体が、「渡した・もらってない」トラブルからの防御にもなります。
このサービスはいま、実際の行政書士事務所と一緒に作る段階にあります。先行導入の事務所には、貴所の案件・チャネル・回収物に合わせて秘書を作り込み、月給も一緒に決めさせていただきます。
送信ありがとうございます。
1営業日以内に、日程のご案内をメールでお送りします。