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「催促」は、連絡を1通送って終わりではありません。更新・精算・承認のたびに、この一連が人の手で回っています——契約更新も、退去精算も、その分だけ後ろへずれていきます。この一連に、1件あたり30分。月40件動けば月20時間。そして繁忙期の1〜3月には、これが一斉に来ます。
新しいシステムの操作を覚える必要はありません。回収係がひとり入社する、と考えてください。秘書は物件ごと・相手ごとの未着を把握し、相手のいる場所へ出向いて、角の立たない言葉で、揃うまで追いかけます。入居者やオーナーに見えるのは「〇〇不動産管理の秘書」。御社の顔として働きます。
Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定です。
これは事務コストの削減だけの話ではありません。人の採用がむずかしいこの業界で、「人が足りないから管理戸数を増やせない」への答えです。
※一定の仮定に基づく試算であり、効果を保証するものではありません。
ブラックボックスにはしません。秘書は毎週、御社に業務報告を上げます。AIで拾いきれない例外——長期の未反応、こじれそうな相手——だけが、担当者の判断に上がってきます。
今週は催促を18件行い、13件を回収しました。未回収5件のうち、高橋オーナーの原状回復費用のご承認は3週間ご反応がありません。トーンを変えた再送も既読のままのため、ご担当から一度お電話いただくのが良さそうです。他は「今週中に返送する」とお返事をいただいており、更新日に間に合うよう金曜まで秘書側で追いかけます。
秘書は最初のご挨拶で「AI秘書です」と名乗ります。隠さないからこそ、夜間の送信も繰り返しの催促も角が立ちません。文面は「詰めない・責めない・事実と期限だけ」を原則に設計しており、相手が返しやすいことを最優先にしています。名義はあくまで「〇〇不動産管理の秘書」——御社の顔を汚さないことが、この秘書の第一の職務規程です。
秘書は相手のいる場所へ出向きます。LINE・メールに対応し（Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定）、相手ごとに使い分けられます。どうしても電話や郵送でしか動かない相手は、秘書が「電話が必要な相手リスト」として週次報告に整理して上げるので、人の対応を最小の件数に絞れます。
導入は「入社手続き」だけです。管理物件のリストと、更新・退去のたびに集めるものを秘書に教える——初回15〜30分で終わります。御社側が新しい画面の操作を覚える必要は基本的にありません。秘書が動き、報告が届く。それだけです。
通信はHTTPS(TLS)で暗号化されます。受領した書類とやり取りの記録は会社ごとに区分してお預かりし、御社のメンバー以外はアクセスできません。本人確認書類などの機微情報の取り扱い方法は、先行導入のご相談時に個別にご案内します。やり取りの全履歴が証跡として残ること自体が、更新・精算トラブルからの防御にもなります。
このサービスはいま、実際の管理会社と一緒に作る段階にあります。先行導入の企業には、御社の物件・入居者層・回収物に合わせて秘書を作り込み、月給も一緒に決めさせていただきます。
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