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「催促」は、連絡を1通送って終わりではありません。案件ごと・関係者ごとに、この一連が人の手で回っています——決済も、相続登記も、その分だけ後ろへずれていきます。相続なら相続人の数だけ、決済なら関係者の数だけ。1案件で書類20点・往復10回は、めずらしくありません。
新しいシステムの操作を覚える必要はありません。事務所に「回収係の秘書」がひとり入社する、と考えてください。秘書は案件ごと・関係者ごとの未着を把握し、相手のいる場所へ出向いて、角の立たない言葉で、揃うまで追いかけます。依頼者に見えるのは「〇〇司法書士事務所の秘書」。事務所の顔として働きます。
Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定です。
これは事務コストの削減だけの話ではありません。補助者の採用がむずかしいこの業界で、「手が足りないから案件を断る」への答えです。決済延期という最悪の事故を防ぐ保険でもあります。
※一定の仮定に基づく試算であり、効果を保証するものではありません。
ブラックボックスにはしません。秘書は毎週、事務所に業務報告を上げます。AIで拾いきれない例外——長期の未反応、こじれそうな相手——だけが、先生の判断に上がってきます。
今週は催促を16件行い、12件を回収しました。未回収4件のうち、高橋様の遺産分割協議書は3週間ご反応がありません。トーンを変えた再送も既読のままのため、先生から一度お電話いただくのが良さそうです。山田様の決済分は残り1点、お引き渡しに間に合うよう金曜まで秘書側で追いかけます。
秘書は最初のご挨拶で「AI秘書です」と名乗ります。隠さないからこそ、深夜の送信も繰り返しの催促も角が立ちません。文面は「詰めない・責めない・事実と期限だけ」を原則に設計しており、依頼者が返しやすいことを最優先にしています。名義はあくまで「〇〇司法書士事務所の秘書」——事務所の顔を汚さないことが、この秘書の第一の職務規程です。
秘書は相手のいる場所へ出向きます。LINE・メールに対応し（Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定）、関係者ごとに使い分けられます。どうしても電話や郵送でしか動かない相手は、秘書が「電話が必要な相手リスト」として週次報告に整理して上げるので、人の対応を最小の件数に絞れます。
導入は「入社手続き」だけです。進行中の案件リストと、案件ごとに集める書類を秘書に教える——初回15〜30分で終わります。事務所側が新しい画面の操作を覚える必要は基本的にありません。秘書が動き、報告が届く。それだけです。
通信はHTTPS(TLS)で暗号化されます。受領した書類とやり取りの記録は事務所ごとに区分してお預かりし、事務所のメンバー以外はアクセスできません。戸籍・印鑑証明などの機微書類は、写真を確認用に、原本は郵送でお預かりします。取り扱い方法の詳細は、先行導入のご相談時に個別にご案内します。やり取りの全履歴が証跡として残ること自体が、「渡した・もらってない」トラブルからの防御にもなります。
このサービスはいま、実際の司法書士事務所と一緒に作る段階にあります。先行導入の事務所には、貴所の案件・チャネル・回収物に合わせて秘書を作り込み、月給も一緒に決めさせていただきます。
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