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「催促」は、連絡を1通送って終わりではありません。内定者ひとりごとに、この一連が人の手で回っています——社会保険の手続きも、受け入れ準備も、その分だけ後ろへずれていきます。この一連に、内定者1人あたり往復5回・計1時間。月20人の入社なら月20時間。そして4月と10月には、これが全員分同時に来ます。
新しいシステムの操作を覚える必要はありません。人事に「回収係の秘書」がひとり入社する、と考えてください。秘書は内定者ごとの未着を把握し、相手のいる場所へ出向いて、角の立たない言葉で、揃うまで追いかけます。内定者に見えるのは「〇〇社 人事のAI秘書」。御社の顔として働きます。
Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定です。
これは事務コストの削減だけの話ではありません。採用担当がオペレーションに沈むと、採用そのものが遅れる——への答えです。
※一定の仮定に基づく試算であり、効果を保証するものではありません。
ブラックボックスにはしません。秘書は毎週、人事に業務報告を上げます。AIで拾いきれない例外——長期の未反応、こじれそうな相手——だけが、担当者の判断に上がってきます。
今週は催促を15件行い、12件を回収しました。未回収3件のうち、高橋さんの身元保証書は保証人さまがご多忙とのことで3週間止まっています。ご担当から一度お電話いただくのが良さそうです。他2件は「今週中に送る」とお返事をいただいており、入社日に間に合うよう金曜まで秘書側で追いかけます。
秘書は最初のご挨拶で「AI秘書です」と名乗ります。隠さないからこそ、繰り返しの催促も角が立ちません。むしろ内定者にとっても、人事の担当者に直接催促されるより、AIからのリマインドのほうが気楽に返せます。名義はあくまで「〇〇社 人事のAI秘書」——御社の採用ブランドを損なわないことが、この秘書の第一の職務規程です。
秘書は相手のいる場所へ出向きます。LINE・メールに対応し（Chatwork・Slack・Google Chatは順次対応予定）、内定者ごとに使い分けられます。返信のない相手は、秘書が「電話が必要な相手リスト」として週次報告に整理して上げるので、人の対応を最小の件数に絞れます。
導入は「入社手続き」だけです。内定者のリストと、入社までに集める書類を秘書に教える——初回15〜30分で終わります。人事側が新しい画面の操作を覚える必要は基本的にありません。秘書が動き、報告が届く。それだけです。
通信はHTTPS(TLS)で暗号化されます。受領した書類とやり取りの記録は会社ごとに区分してお預かりし、御社のメンバー以外はアクセスできません。マイナンバー等の機微情報の取り扱い方法は、先行導入のご相談時に個別にご案内します。やり取りの全履歴が証跡として残ること自体が、「提出した・していない」の行き違いからの防御にもなります。
このサービスはいま、実際の人事チームと一緒に作る段階にあります。先行導入の企業には、御社の採用フロー・書類の種類に合わせて秘書を作り込み、月給も一緒に決めさせていただきます。
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