Notionのタスク管理が「メモ帳化」する理由と、立て直し方

3か月前に作った、タスク管理のデータベースをひさしぶりに開く。

きれいに作ってあった。ビューも分けてあるし、プロパティも並んでいる。ただ、中に入っているのは書きかけのメモばかりで、期限の入ったタスクは1つもない。作り方を間違えたわけではない。むしろ、作るところまでは完璧だった。

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Notionのタスク管理は、テンプレートが本当に豊富です。公式にも、詳しい解説記事にも、すぐ使える形が並んでいます。それでもメモ帳になるとしたら、つまずいているのは作り方ではありません。

この記事では、なぜメモ帳化するのかと、Notionのまま立て直す方法を書きます。乗り換えの話はしません。

そもそも、なぜメモ帳化するのか

メモ帳化とは、タスク管理として作った場所が、期限も担当もない書きかけの置き場に変わっていく状態を指します。

きっかけは、たいてい小さなことです。急いでいるときに、とりあえず1行だけ書いて閉じる。期限は後で入れようと思って、入れないまま次の日になる。これが数回続くと、開いても「今日やること」が分からない場所になります。分からない日が続けば、次の日はもう開きません。

原因は2つです。どちらが自分に近いか、見当をつけてから読んでください。

• 入力する項目が多くて、書き込むのが面倒になった
• 自分のためというより、報告のために書いている感じがする

症状：作った本人が、いちばん開かなくなる

作った直後は毎日開きます。1週間もすると、開くのは何かを探すときだけになります。

このとき何が起きているかというと、開く理由が「入力するため」しかなくなっている状態です。入力は義務ですが、義務だけでは毎日は続きません。開けば今日の段取りが分かる、という見返りが要ります。

原因1：入力の手間が、毎日の分量を超えている

プロパティを丁寧に作るほど、1件の登録に手数が増えます。期限、担当、状態、分類、優先度、関連プロジェクト。作っているときは全部必要に見えます。

見分け方：直近で登録した5件を開いて、すべての項目が埋まっているものが何件あるか。1件も無ければ、その設計は毎日の分量を超えています。

原因2：「誰のための管理か」が決まっていない

当社に届いた相談に、こんな話がありました。タスク管理を導入した動機が「上司が部下のタスクを把握したい」であり、使う本人は使い方を身につけられないまま、置き場所はただのメモ帳になっていった。本人にとっての見返りが最初から無かったわけです。この方は、体調を崩すところまで追い込まれました。

ツールの選定に失敗したのではありません。目的が管理する側の都合だけで決まっていたことが原因です。Notionは、目的が決まっていれば十分に応えてくれます。

見分け方：いまの画面を開いて、最初に目に入るのが「自分が今日やること」か、「進捗の一覧」か。後者なら、その画面は報告のために作られています。チャットで依頼が流れてしまう場合はリマインくんの使い方と、仕事で使うときに足りなくなるものも合わせてどうぞ。

立て直し方：Notionのまま、明日からできる3つ

作り直す必要はありません。いまのデータベースのまま、3つだけ変えます。

1. 最初に開く画面を「今日やること」だけにする

いまのデータベースに、期限が今日以前のものだけを出すビューを1つ足して、それを最初に開く画面にします。並んでいるのが3件なら3件でかまいません。開けば今日の段取りが分かる状態が、毎日開く理由になります。

2. 入力する項目を3つに減らす

残すのは、期限・担当・状態の3つ。ほかのプロパティは消さずに、入力画面から隠すだけでかまいません。あとから必要になったら戻せます。

登録が3項目で済むようになると、会議中でも1行足せます。増やすのはいつでもできるので、まず減らしてください。

3. 報告用の画面を、自分の画面と分ける

上司や他のメンバーが見る一覧は、別のビューとして作ります。同じデータを見ていても、自分の画面は自分のために、報告の画面は報告のためにあるほうが、どちらも機能します。

原因2に心当たりがあるなら、この3つめから始めてください。自分の画面を取り戻すのが先で、報告はそのあとです。

それでも残るもの

3つとも、続けるには本人の手が要ります。忙しい日は期限が空欄のまま残り、状態も更新されません。この部分は、私たちが提供するサービスで任せられます。

Notionのデータベースをそのまま使いながら、期限が近づいたら担当者に声をかけ、返事がなければ催促し、完了の記録を残すところを引き受けます。取り込みの設定をすれば、Notion側で作ったタスクもそのまま扱えます。書く場所を変えずに、追いかけるところだけを外に出す形です（使える範囲はご契約と設定によって変わります）。

とはいえ、上の3つは今日から手で始められます。まずは最初に開く画面を変えるところからで十分です。

よくある質問

Q. テンプレートを変えれば解決しますか。

テンプレートは作り方の問題を解決しますが、開く理由は作ってくれません。凝ったテンプレートに乗り換えて、また使わなくなるくらいなら、最初に開く画面を変えるほうが効きます。

Q. チームで使っていて、自分だけ簡単にはできません。

全員の設計を変える必要はありません。自分用のビューを1つ足すだけなら、他のメンバーの見え方は変わりません。まず自分の画面を作ってください。

まとめ

Notionのタスク管理がメモ帳になるのは、作り方が悪いからでも、根気がないからでもありません。

開く理由が無いからです。入力の手間が毎日の分量を超えているか、その画面が自分ではなく報告のために作られているか、たいていどちらかです。考え方の土台はタスク管理とは？にまとめてあります。

明日やること

開く理由を作る

• 期限が今日以前のものだけを出すビューを1つ足す
• それを最初に開く画面にする

書く手間を減らす

• 入力する項目を、期限・担当・状態の3つに絞る
• ほかのプロパティは消さずに、入力画面から隠す

画面を分ける

• 報告用の一覧は、別のビューとして作る

3か月前の自分が作った場所を、明日また開けますように。

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