LINEのタスク管理｜グループに頼むと、誰のタスクにもならない

LINEのグループに「◯日までにお願いします」と送った。既読がぱらぱら増えて、スタンプがいくつか返ってきた。それで、頼んだ気になっていた。

締切の日に数えてみると、出していない人がいた。誰が出していないのかも、すぐには分からなかった。

LINEで仕事を頼むとき、いちばん落ちやすいのはグループに流した依頼です。個別のトークで「これお願い」と送ったものは、わりと戻ってきます。宛先が全員になった瞬間から、返ってこなくなります。

そもそも、LINEでのタスク管理は何が難しい？

LINEでのタスク管理とは、トークで飛び交う「これお願いします」を、担当と期限のついたやることに変えて、終わるまで追いかけることです。

LINEは伝えるのがとても速い。苦手なのは追いかけるほうです。送信ボタンを押した時点で仕事が終わるようにできているので、そのあと誰が動いたかは、画面のどこにも出てきません。

次のうち、どれが自分に近いですか。

「各自お願いします」と送ったのに、動いた人と動かない人に分かれた
締切を過ぎているのに、こちらから催促の連絡を出していない
いま誰が終わっていないのかを、聞かないと答えられない

原因1：宛先が全員だと、誰も自分のことだと思わない

一斉依頼は、全員のタスクになります。そして全員のタスクは、誰のタスクにもなりません。

実際にあった話です。上司がスタッフとの評価面談を進めるために、面談日程の登録をグループチャットで依頼しました。登録した人と、しないままの人に分かれます。ところが、登録していない人へのリマインドが誰からも出ませんでした。結果として一部のスタッフの面談が行われないまま、その人たちの人事評価が出せずに終わりました。LINEに限った話ではなく、グループチャット全般で起きます。

抜けたのは、依頼のあとの一手だけです。

見分け方：直近でグループに流した依頼を1つ開いて、その文に人の名前が何人書いてあるかを数えてください。0人なら、それは全員宛てです。全員宛ての依頼は、受け取る側からは「自分が名指しされていない連絡」に見えています。

原因2：追いかける役が、人まかせになっている

頼んだ側は、送った時点で気持ちのうえでは終わっています。だから追いかける役は、誰かが自分で引き受けるまで宙に浮いたままです。

そして、追う役を人が背負うと、相手によって止まります。別の案件では、デザインのやり取りで「いま誰の確認待ちなんだっけ」が分からなくなりました。定例の打ち合わせで、先方がようやく「自分に用があった」と気づきました。もっと早く催促していれば防げたのですが、先方の当たりが強く、スタッフが萎縮して声をかけられませんでした。納期は遅れかけました。

催促できるかどうかは、相手との力関係で決まります。声をかけられないまま日が過ぎることは、普通にあります。

見分け方：前回の依頼で、期限を過ぎたあとに自分から連絡を送ったかどうか。送っていないなら、相手が忘れたのではなく、追う人が誰もいなかっただけです。

原因3：「まだの人」の一覧が、トークからは作れない

一斉依頼で本当に必要なのは、最初の依頼ではありません。まだの人だけを特定して、その人にだけもう一度届けることです。

ところが、これがLINEのトークからは出てきません。トークに並ぶのは、返事をした人の言葉だけだからです。10人に頼んで6人が返してきたとき、残りの4人は画面のどこにも現れません。何もしなかった人は、何も表示されない。だから、頼んだ本人が頭のなかの名簿と突き合わせるまで、誰が残っているのか誰にも分かりません。

見分け方：いま抱えている依頼について、まだの人の名前を、トークをさかのぼらずに全員言えるか。1人でも詰まったら、追いかけようがない状態です。

対処：LINEのまま、明日からできる3つ

移る先を探す前に、追いかけ方だけ変えます。相手が毎日開いていない場所に移すと、返事は遅くなりがちです。

1. 依頼の1通に、頼む相手の名前を全部書く

「各自ご登録ください」ではなく「田中さん、佐藤さん、鈴木さん、山本さん：◯日までにお願いします」。名前を並べるのは、この1通を、あとで済んだ人を消していくための名簿にするためです。人数が多いなら、依頼文の下に名前だけを縦に並べておくと、そのまま使えます。

文末に「終わったら一言返してください」と足しておきます。返事が来ない人が、そのまま「まだの人」になります。

2. その名前をグループのノートに貼って、済んだ人から消す

トークは流れますが、ノートは流れません。しかも後から書き換えられるので、名簿の置き場所に向いています。依頼を出したら名前の一覧をノートに貼り、返事が来たらその人の名前を消します。1日1回で足ります。

ノートを開いたときに残っている名前が、そのまま「まだの人」です。頭のなかで思い出す作業がなくなるので、ここがいちばん効きます。同じ依頼が毎月あるなら、名前を消すかわりに横に「済」と書いておくと、翌月は「済」だけを消して同じ名簿を使い回せます。

3. 締切の前に、まだの人にだけ個別のトークで送る

グループでもう一度流しても、また全員宛てなので同じ結果になります。個別に送ると、その瞬間に自分宛ての依頼に変わります。人前で名指しされない分、受け取る側の角も立ちません。社外の方や、友だち追加をしていない相手のように個別のトークを開けない場合は、グループの中でその人の名前を書いて送ります。

ただ、この3つめは人数がそのまま手間になります。残りが8人いれば、8回送ることになる。

続けるコツ：3つとも、忙しい週ほど続かない

3つとも、依頼した本人が毎回やる前提でできています。忙しい週ほどノートは更新されず、個別の連絡は後回しになります。そして原因2で書いたとおり、追いかけにくい相手ほど、最後まで名簿に残ります。

この部分は、私たちが提供するサービスで任せられます。LINEのやり取りから依頼を拾い、担当を割り当てます。返事が来たかどうかも記録に残るので、人が名簿を作らなくても「まだの人」だけが残ります。

無料で使える範囲では、そのお知らせは1日1回のまとめで届きます。担当者ご本人への個別の連絡、時刻を決めた声かけ、その場ですぐの通知は有料プランの機能です。チャットはLINEのほか、Slackでもお使いいただけます（LINE以外のチャットは有料プラン）。

とはいえ、上の3つは今日から手で始められます。まずは名前を並べた1通を送るところからで十分です。

よくある質問

Q. グループにもう一度送れば済むのではないですか。

2回目も全員宛てなので、1回目と同じことが起きます。むしろ「またこの話か」と読み飛ばされる分だけ弱くなります。効くのは回数ではなく、まだの人にだけ届く形にすることです。

Q. 決まった時刻に自動で声をかけたいのですが。

LINEで使えるリマインダーのbotに、リマインくんがあります。LINEの標準の機能ではないので友だち追加が必要ですが、公式サイトによると、時刻を決めて通知を出せます。使い方と、仕事で使うときに足りなくなる点はリマインくんの使い方にまとめました。ただし通知は全員に届くので、この記事の名簿と組み合わせて使ってください。

Q. LINEをやめて、タスク管理のツールに移るべきですか。

移らなくても回せます。相手にとって、LINEは1日に何度も開く場所です。そこから引っ越すと返事が遅れる分、まずは追いかけ方だけを変えるほうが、結果的に早く回ります。

まとめ

グループに流した依頼が消えるのは、受け取った人がだらしないからではありません。

宛先が全員だと自分のことだと思わない、追いかける役が人まかせになっている、まだの人の一覧がどこにも作れない。この3つが重なっているだけです。名前を並べて、済んだ人を消して、まだの人にだけ個別に送る。順番はそれだけです。

催促そのものを人の仕事から外していく考え方は、資料回収が遅れる税理士事務所へで手順の形にしています。そもそも何を管理するのかはタスク管理の考え方にまとめました。

明日やること

名簿を作る

依頼の1通に、頼む相手の名前を全部書く
その名前の一覧を、グループのノートに貼る

済んだ人を消す

1日1回、終わった人の名前をノートから消す
締切の前に、まだの人にだけ個別のトークで送る

次から楽にする

「終わったら一言返してください」を、最初の依頼文に入れておく
同じ依頼が毎月あるなら、ノートの名簿を消さずに使い回す

次にグループへ依頼を出すときは、宛名に名前を並べてから送ってください。

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